Într-o Românie care se află constant la coada clasamentului european al digitalizării, dorința fiecăruia dintre noi este clară: o transformare digitală accelerată și sustenabilă, care să sprijine dezvoltarea socio-economică. Dar ce se întâmplă când drumul spre acest deziderat devine un labirint al frustrării?
Anunțata implementare a SDFC (Sistemul Digital pentru procesele de Finanțare a Culturii) i-a bucurat pe operatorii culturali din România. Promitea să fie un upgrade tehnic care răspundea la nevoia de eficiență, la renunțarea la dosare cu șină și la sutele – uneori chiar miile, poate – de coli printate pe colțul cărora trebuiau să scrie „conform cu originalul” și să semneze. Pe scurt, toată lumea se aștepta la o reformă de sistem, care să redefinească relația dintre stat și cetățean în domeniul finanțărilor culturale și care, prin automatizare și transparență, să devină o facilitate în accesul la resurse publice.
În mod poate nu întâmplător, Ministerul Culturii a implementat platforma exclusiv pentru sesiunile de finanțare ale Administrației Fondului Cultural Național. Pe de o parte, AFCN era instituția destul de singulară care reușise, în timp, să creeze cea mai bună legătură cu inițiatorii de proiecte și cu beneficiarii de granturi, iar, pe de altă parte, aceasta făcuse deja mai mulți pași în sensul automatizării și digitalizării procedurilor. Ministerul, el însuși organizator de sesiuni de finanțare, nu și-a înscris aceste sesiuni în noua platformă. Pe scurt, i-a lăsat pe alții să-și rupă primii gâtul. Lucru care s-a cam întâmplat.
„Incredibil cât de prost a fost concepută platforma online www.fonduri-cultura.ro !!! (…) Gândită cu picioarele și implementată ca dracu’. Nu poți încărca documentele necesare, deși în ghid se menționează că se încarcă (contracte, facturi etc); nu salvează întotdeauna ce ai lucrat; trebuie să introduci foarte multe date (aceleași date), în locuri diferite… și, la final, pălărie într-un picior, nu se salvează nimic.” – Cosmin Manolescu, manager de proiect, într-o discuție pe FB.
„… nu ai niciun autocontrol asupra documentelor încărcate. Nu le vezi decât dacă iei la rând toate documentele și le previzualizezi. Asta se traduce în timp tocat aiurea. Oricum, nu știi dacă platforma le-a salvat. (…) Ceea ce se realiza în maxim 2 săptămâni, câteva ore pe zi – acum ia minim o lună cu 8-10 ore pe zi. Mi-e teamă că o să muncim mai mult la raportare decât la proiectul în sine. Probabil e făcut așa de confuz încât să taie cheful de a mai construi proiecte.” – Adriana Moca, manager de proiect, într-o postare pe FB.
Digitalizarea ca transformare culturală
Secțiunea de decontare a proiectelor a fost lansată pe 6 octombrie, după ce s-a lăsat așteptată riscant de mult, mai ales de către cei care își terminaseră deja activitățile și trebuiau să înainteze finanțatorului dosarele de decont. Iar când, în sfârșit, a fost deschisă, beneficiarilor le-a dispărut bucuria. A fost momentul în care s-au convins că un upgrade tehnologic nu înseamnă nimic fără o transformare culturală, fără o schimbare de mentalitate în rândul funcționarilor, evaluatorilor și beneficiarilor: de la control și suspiciune la încredere și colaborare, de la completare redundantă la automatizare inteligentă, de la „cetățeanul trebuie să se adapteze sistemului” la „sistemul se adaptează cetățeanului”.
Adică o cultură a serviciului public orientat spre utilizator, în care transparența, claritatea și respectul față de timpul beneficiarului devin valori centrale. N-a fost să fie. Cel puțin nu deocamdată, nu până când cei de la Ministerul Culturii și UMP nu își asumă esența unei
viziuni de guvernanță digitală, care înseamnă că instituțiile implicate trebuie să își redefinească rolul: cel de facilitator să primeze față de cel de verificator. Și care mai înseamnă că beneficiarul nu este un supus al procedurii, ci partenerul central al procesului, și că tehnologia este pusă în slujba oamenilor, nu invers.
Diferența dintre succes și eșec
Din discuțiile purtate online de managerii de proiecte și reprezentanții operatorilor culturali a mai reieșit ceva: uimirea că nu au fost consultați și constatarea frecvent invocată că structura de formulare interactive ale platformei are probleme fie de redundanță fie de corespondență cu specificul proiectelor.
Dacă Ministerul Culturii și UMP au ratat testarea UX – practică standard și nu opțiune negociabilă în dezvoltarea oricărei platforme – înseamnă că au ratat însăși finalitatea acesteia. Pentru că, dacă lăsăm deoparte graba de a cheltui rapid niște fonduri, digitalizarea nu este un scop în sine, ci un mijloc de a simplifica activitatea utilizatorilor. Iar testarea UX – adică implicarea utilizatorilor finali ca parteneri în procesul de dezvoltare – este podul care conectează intenția cu utilitatea practică. Testarea riguroasă din perspectiva experienței utilizatorului este singura modalitate care asigură că investiția în tehnologie se traduce efectiv în beneficii pentru cei care o folosesc. În lipsa ei, o platformă digitală îngreunează în loc să simplifice și ratează complet scopul pentru care a fost creată.
Așadar, diferența dintre succes și eșec nu stă în capacitatea tehnică de a construi o aplicație, ci în înțelegerea profundă a nevoilor, contextului și limitărilor obiective ale utilizatorilor reali.
Când un efort strategic de digitalizare triplează birocrația
Un sistem de decontare online poate avea toate funcționalitățile necesare pentru a procesa documente, a valida cheltuieli și a genera rapoarte. Dar dacă utilizatorii – manageri de proiect, directori financiari și operatori culturali – îl descriu ca fiind ilogic, greoi și, pe alocuri, pur și simplu nefuncțional, el devine un obstacol, nu o soluție. Iar consecințele se manifestă rapid: frustrare, neîncredere în instituția care oferă serviciul digital și rezistență la adoptare. Adică exact ceea ce, în Strategia Națională pentru dezvoltarea și susținerea digitalizării prin intermediul Centrelor de Inovare Digitală din România 2024-2027, este prevăzut la capitolul amenințări: „nivelul insuficient de încredere al beneficiarilor în procesul de transformare digitală”.
Când butoanele de salvare a documentelor încărcate nu funcționează și când noi câmpuri trebuie completate cu informații deja completate în etape precedente și deja incluse în sumedenia de documentele încărcate, pare că oamenii au în față un eșec al designului centrat pe utilizator, o situație care generează costuricovârșitoare. Într-o scrisoare pe care utilizatorii – peste 150 de persoane implicate în dezvoltarea de proiecte culturale – au trimis-o instituțiilor implicate, aceste costuri ar putea fi rezumate la:
- „Explozia” timpului de muncă. Un dosar de raportare fizic se construia în două săptămâni, dar realizarea lui pe platformă înmulțește acest timp de cel puțin trei ori, chiar și în scenariul fericit al unei funcționări tehnice a sistemului.
- Creșterea birocrației. Scopul declarat al digitalizării este eliminarea birocrației, dar, în acest caz, munca pentru un proces de raportare se triplează în volum, din cauza redundanței informațiilor solicitate.
- Presiunea timpului și învățarea forțată. Utilizatorii au rămas cu doar 30 de zile la dispoziție pentru a învăța să opereze un sistem nou, complicat și încă nefuncțional.
- Erodarea încrederii. Obligați să folosească un instrument digital care le îngreunează munca, utilizatorii au avansat propunerea de a reveni la raportarea fizică și de a folosi lunile următoare pentru a contribui la testarea platformei.
Când utilizatori care și-au dorit digitalizarea ajung la soluții atât de radicale ca întoarcerea la procedura de dosar fizic înseamnă că ceva nu e bine. Și că Ministerul Culturii, UMP, AFCN și firma care a dezvoltat aplicația trebuie să se întrebe ce se poate ameliora. Cel puțin, dacă nu cumva niște câmpuri de completat sunt inutile sau niște documente solicitate exced ghidului de decont și contabilitatea proiectului. Nemaivorbind de situația în care butonul „salvează” nu salvează și utilizatorul nu știe dacă a încărcat ceva greșit, dacă a omis să încerce ceva sau dacă butonul nu funcționează în momentul respectiv.
„Să fie mult și manual” – marcă românească
Că ceva nu e bine, că viziunea de digitalizare publică înregistrează distorsiuni, o poate dovedi și o comparație a modelului românesc cu alte modele internaționale. De exemplu, comparativ cu platforme europene precum Creative Europe sau Funding & Tenders Portal, modelul SDFC este limitat în automatizare. În timp ce platformele internaționale oferă interfețe interactive, filtrare inteligentă, integrare cu sisteme externe și uneori chiar preluare automată a datelor, SDFC se bazează pe completare manuală și validare statică. Nu poate extrage automat date din documente, nu are validări interdependente și sugestii inteligente, nu se conectează cu alte sisteme (de contabilitate, de exemplu), nu oferă interfață adaptată tipului de beneficiar sau proiect.
Un modul de recunoaștere optică a caracterelor ar extrage automat datele din documentele scanate și încărcate, eliminând completarea manuală a câmpurilor și reducând erorile și timpul de procesare. Platformele similare includ de zeci de ani asemenea module. O interfață interactivă și personalizabilă ar adapta câmpurile și pașii în funcție de tipul beneficiarului (ONG, instituție publică, persoană fizică), evitând confuziile și completările inutile și asigurând o experiență de utilizare mai fluidă. Inclusiv verificarea ar deveni mai simplă dacă utilizatorii ar fi filtrați în funcție de tipul organizației.
De asemenea, un modul de progres și notificare inteligentă – pe care alte platforme îl au – ar da indicii valoroase despre statusul decontului și documentele lipsă, reducând riscul unor omisiuni și așteptarea în fața butonului „salvează” care nu salvează și nimic nu indică de ce nu o face. O renunțare la furnizarea repetată, în mai multe câmpuri diferite, de informații financiare deja detaliate și încărcate, ar evita situația în care fiecare justificare trebuie însoțită de justificarea justificării și de referatul ei de necesitate.
În programele Creative Europe, unde cel mai mic grant are de cel puțin 5 ori valoarea celui mai mare grant din programele românești, există modele forfetare în cadrul cărora accentul se pune pe realizarea activităților, nu pe contabilitate detaliată.
În Funding & Tenders Portal, suportul digital a fost înlocuit în 2017 cu un nou model invocându-se „îmbunătățirea accesibilității, eficienței și transparenței”, iar caracteristicile noii platforme au fost prezentate ca având ca principală valență faptul că „nu numai că simplifică procesul de aplicare, dar oferă și o suită completă de instrumente și resurse”.
În România, SDFC a înlocuit un model vechi și laborios, cu unul nou, mult mai stufos, cu o complexitate inutil crescută, redundant și cu mari probleme de funcționare.
- Când digitalizarea reproduce birocrația în format electronic - 3 noiembrie 2025
- Scaf – un maestru al iluziilor stradale - 27 august 2025
- Dan Coman despre spectacolul „La câțiva oameni distanță…” - 27 decembrie 2024